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Gestione Elettronica Documentale

A chi è rivolto: Alle organizzazioni che intendano conoscere le tecniche e gli strumenti per “digitalizzare” i propri archivi
Durata del Corso: 16 ore di docenza frontale ed esercitazioni pratiche
Prerequisiti: Conoscenza base di Java

Offerta formativa:

  • Confronto sulle metodologie di archiviazione e rivedere l'impostazione degli archivi già esistenti
  • Individuazione delle soluzioni per diminuire la carta in circolazione
  • Miglioramento della ricerca dei documenti
  • Gestione della conversione di archivi cartacei in archivi elettronici

Competenze acquisite:

  • Metodologie di archiviazione abilitanti la classificazione e la ricerca dei documenti
  • Razionalizzazione degli archivi, il loro contenuto e definizione dei criteri per l'eliminazione periodica dei documenti obsoleti
  • Capacità di valutazione delle categorie di documenti convenienti da archiviare in elettronico per facilitarne la gestione ed il reperimento

Programma

  • Un programma comune di gestione degli archivi
  • I costi palesi ed occulti generati da una cattiva organizzazione
  • La metodologia per organizzare un archivio cartaceo ed evitare di rimanere "sepolti vivi" dalla carta
  • L'inventario dei documenti del proprio ufficio
  • Definizione dei requisiti dell'archivio
  • Definizione dei criteri da seguire per ricerca, indicizzazione, ordinamenti, estrazioni
  • Identificare immediatamente l'ubicazione del documento attraverso le chiavi di accesso
  • I livelli di archiviazione
  • La gestione di archivi con documenti di diversa tipologia
  • Identificare gli utenti dell'archivio
  • Come organizzare archivi comuni a più utenze
  • Gestire al meglio gli spazi adibiti ad archivio
  • Identificare la durata della conservazione dei documenti
  • Le regole di sfoltimento degli archivi
  • I tempi minimi di archiviazione dei documenti in base ad esigenze aziendali, fiscali e legali
  • Semplificare il flusso del lavoro gestendo i documenti duplicati
  • Archiviare o sfoltire nel rispetto delle regole di sicurezza
  • I livelli di sicurezza e di riservatezza dei documenti di direzione
  • Il PC come supporto all'archiviazione cartacea
  • Come organizzare un archivio cartaceo utilizzando un Server
  • Strumenti di supporto all'archiviazione: scanner, tecnologie OCR, posta elettronica, supporto ottico
  • Possibilità di integrazione tra archivi cartacei ed archivi elettronici
  • Il Server in sostituzione all'archiviazione cartacea
  • Cosa può dare in più un sistema di archiviazione elettronica su Server
  • L’utilizzo di uno strumento (Alfresco) per costruire un vero archivio elettronico

Scarica la Brochure di Extra

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