Economico

Da uno studio di Infocamere i costi e le inefficienze legati ad una gestione documentale cartacea generano un costo che, solo di stampa e di produzione documenti, è di circa 290 Milioni di euro all’anno.

A questi devono essere aggiunti i costi relativi alla loro distribuzione (18 euro a documento) ed alla loro archiviazione (compreso degli errori relativi, quali il 20% dei documenti che viene perduto in media).

Tutto questo comporta che gli impiegati spendano il 40% del loro tempo in attività di gestione documentale.

L’impatto complessivo della gestione documentale tradizionale sul sistema-paese è, quindi, quantificabile tra 42 e 70 miliardi di Euro all’anno, a seconda che si considerino unicamente i documenti contabili-amministrativi o si allarghi l’ambito di riferimento a tutte le tipologie di documenti gestite.

A fronte di questo costo, l’adozione su larga scala di tutte le tipologie di documento digitale regolamentate dalla normativa e previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale porterebbe ad un risparmio complessivo di circa 16 miliardi di Euro.

Fonte Infocamere Documento completo

Da una ricognizione di ItaliaOggi Sette su costi e benefici legati alla conservazione sostitutiva dei documenti, si evince che è possibile risparmiare da 2 ad 80 euro per fattura, ammortizzando in massimo 2 anni l’investimento in software e formazione.

I costi di gestione di un documento possono essere suddivisi e riassunti nelle seguenti parti:

• Costo struttura atta allo "stoccaggio" della carta: costi dovuti all'acquisto di scaffali, cartelle, faldoni, scatole, ...) circa 0,03 euro/foglio
• Costo annuo dello spazio: costi annuali dovuti allo spazio. Si ipotizza un costo anno di circa 100 euro/mq Supponendo che ogni metro abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni da 300 fogli l'uno, si ottiene che ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Si ha per cui un costo di 100 euro / 15.000 fogli = 0,007 euro/foglio
• Costo iniziale per l' archiviazione: mediamente per archiviare un foglio manualmente occorrono circa 2 minuti (protocollo, ricerca cartella idonea, foratura, ecc... ). Calcolando che uno stipendio medio mensile sia di 1.200 euro (all' Azienda quindi costa almeno il doppio per cui circa 2.400 euro), si ha che annualmente (13 mensilità) un impiegato costa circa 30.000 euro. Considerando che i giorni lavorativi sono 230 si ha che il costo giornaliero aziendale è di circa 130 euro, cioè circa 0,27 euro/minuto. Un documento archiviato costa allora circa (approssimato) 0,55 euro
• Costo di ricerca: Possiamo considerare il tempo reale di ricerca facendo la somma dei seguenti tempi:
  • T1 = tempo di spostamento della persona per raggiungere il documento
  • T2 = tempo di ricerca tra le cartelle
  • T3 = fotocopia del documento
  • T4 = reinserimento del documento nella cartella
• Ipotizzando T1= 1 min; T2 = 2min; T3= 1min; T4= 1min
  TOTALE: T = T1+T2+T3+T4 = 1 + 2 + 1 + 1 = 5 minuti
  Costo per la ricerca = 5 x 0,27 = 1,35 euro/documento
• Costo fotocopia: 0,025 euro/fog

TOTALE COSTO per foglio archiviato:

• Costo archivio
  = Costo struttura + Costo annuo dello spazio + Costo iniziale per l'archiviazione + Costo fotocopia = 0,03 + 0,007 + 0,55 + 0,025 = 0,61 euro
• Costo di ricerca=1,35 euro

Esempi

• Calcolando un coefficiente di 1,4 per tener conto che alcuni documenti hanno 2 o più pagine
• Calcolando una percentuale di movimentazione dell'archivio del solo 20% che è molto basso precauzionalmente (che influenza il punto "Costo di ricerca")

Esempio 1
Azienda con 1.000 documenti (tra DDT attivi e passivi, fatture attive e passiva, ordini, note credito, ...):

• Costo archivio = 1.000 documenti x 1,4 = 1.400 pagine x 0,61 euro = 854,00 euro
• Costo di ricerca documenti presenti in archivio x 20% = 1.000 documenti/anno x 10 anni (tempo di conservazione fiscale) = 10.000 documenti x 20% movimentazione media = 2.000 documenti movimentati x 1,35 euro = 2.700 euro
• Costo ANNUALE per Archiviazione e Ricerca = 3.554 euro (stima sottostimata precauzionalmente)

Esempio 2
Azienda con 10.000 documenti (tra DDT attivi e passivi, fatture attive e passiva, ordini, note credito, ...):

• Costo archivio = 10.000 documenti x 1,4 = 14.000 pagine x 0,61 euro = 8.540 euro
• Costo di ricerca documenti presenti in archivio x 20% = 10.000 documenti/anno x 10 anni (tempo di conservazione fiscale) = 100.000 documenti x 20% movimentazione media = 20.000 documenti movimentati x 1,50 euro = 27.000 euro
• Costo ANNUALE per Archiviazione e Ricerca = 35.540 euro (stima sottostimata precauzionalmente)

Fonte archiviazione-documentale.it